Направени се бројни истражувања, организирани се безброј академски расправи, па сепак менаџерите немаат многу разбирања за грешките на своите подредени. Тие никако да прифатат дека грешката е мошне важно деловно искуство и е дел од секое учење, од секој процес на работа. Впрочем, како за секое грешење, во која било област на животот и дејствувањето. Пред сѐ поради последиците.
Какви сѐ грешки прават менаџерите? Едни се очигледни, лесно препознатливи и надминливи, но со негативни ефекти што се чувствуваат на долги патеки. На пример, кога како менаџер спрема своите подредени сте премногу строги и формални или, спротивно, премногу лежерни и попустливи. Од оние со потешки и подолгорочни последици е кога во својот амбиент го форсирате натпреварот помеѓу вработените.
Стручњаците сметаат дека пресудно е да научиме да размислуваме за своите активности и последиците од нив, потоа храбро да се соочуваме со грешките што ги правиме, а најважно од сѐ е да бидеме подготвени да го менуваме својот начин на размислување, едновремено и своето однесување.
Станува збор за три чекори или етапи:
-кога треба да преземеме акција, а не сме сигурни дали го правиме вистинското. Тогаш е неопходно по нејзиното спроведување сами да си поставуваме некои прашања и врз основа на нив да донесеме одредени заклучоци; најнапред во однос на тоа дали со нашата акција е постигнат саканиот резултат, дали имало некои неочекувани ефекти и што треба да сториме за да не згрешиме следниот пат;
-да побараме мислење од своите подредени за одлуките што ги донесуваме и активностите што ги преземаме; да осознаеме како подредените ги доживуваат нашите одлуки и врз основа на тоа да заклучиме што треба да промениме следниот пат;
-да ги споделиме своите размислувања и дилеми со своите колеги- менаџери, и да ги замолиме да ни помогнат со свои совети и искуства.
Суштината на менаџментот е односот помеѓу менаџерите и подредените, а токму притоа се прават најчести и најголеми грешки. Кои се тие?
Издвоени се вкупно 24, а бројката се разбира дека не е неменлива. Со развојот на менаџментот допрва ќе се јавуваат нови како такви- најчести и најголеми:
1. Основен критериум за вреднување на подредените не е нивната работа
Морате да бидете лојални спрема нив, а тоа најдобро ќе го покажете со поддршката што им ја давате. Ако дозволоите некои други фактори, а не квалитетот на работењето да ја „пореметат“ вашата проценка, вашите подредени ќе ја изгубат довербата во вас што, пак, ќе резултира со намалување на нивната мотивација, опаѓање на лојалноста спрема вас и организацијата, лошо работење и заминување на квалитетни кадри.
2.Делегирате работи секогаш на исти подредени
Подредените сакаат нивните менаџери да знаат дека можат секогаш да се потпрат на нив, но не сакаат да бидат „дежурни“ за секоја нова, „итна“ или недовршена работа. Секогаш имајте на ум дека на некои луѓе им е потребно подолго време да научат некои работи, но тоа не е причина да им се ускрати можноста да се развиваат и напредуваат.
Кога се случува по којзнае кој пат да ги „оптоварите“ своите најдобри работници, сторете го следново: заблагодарете им се секогаш кога прифаќаат додатна работа или вложуваат додатен напор; замолете ги да го направат тоа што го сакате; препуштете им на членовите на вашиот тим сами да ја распределат работата што треба да се направи (се зголемува нивната одговорност).
3.Постојано ги критикувате подредените- без пофалби
Секогаш кога ќе се укаже потреба да го критикувате подредениот размислете за тоа што сте сакале да се случи а не се случило, какво однесување на подредениот не сте сакале, дали освен грешката имало и нешто добро што го направил подредениот. Дури и кога подредениот ќе згреши, тој тоа по правило го прави во најдобра намера. Затоа е важно кога го критикувате истовремено да го пофалите она што е направено добро, зашто во спротивно неговото незадоволство само ќе расте (едно непишано правило гласи дека идеалниот однос на критики и пофалби е 1: 4- секоја изречена критика треба да ја следат 4 комплименти). Притоа, пофалбите треба да бидат искрени зашто луѓето умеат да препознаат кои комплименти не се искрени или не соодветствуваат на ситуацијата.
4. Премногу сте попустливи спрема подредените
Пропуст или одлагање да се соочите со проблемите во својот тим, било да е во прашање работата на подредените или нивното однесување, е погрешно поради две причини:
-доколку експлицитно не им кажете, вашите подредени не знаат што очекувате од нив; -ако мислите дека сте со „меко“ срце спрема подредените, со тоа што не инсистирате да се реши некој проблем, тоа сигурно не е пораката која тие ќе ја примат. Тие ќе помислат дека вас всушност не ве интересира што се случува во вашиот сектор.
Една од најважните вештини која менаџерот мора да ја научи е да умее да процени кога треба да се „вмеша“, а кога треба да се „отстапи“, и да препушти подредените сами да го решат проблемот.
Затоа е важно сами и однапред да размислите и да донесете одлука која однесувањето ќе го сметате прифатливо, а кое не. Ако сакате вашите подредени да бидат способни сами да донесуваат одлуки, да испробуваат нови идеи, да проценуваат и преземаат ризик, морате да ги научите да прифатат овластувања и преземат одговорност.
5 „Дишете им во вратот“ на своите подредени
Настојувањето да донесете секоја одлука во секторот или секоја работа „да помине низ вапите раце“ предизвикува многу проблеми:
-ја намалува способноста на подредените сами да донесувате одлуки;
-им испраќа порака на подредените дека немате доверба;
-ги демотивира вашите подредени.
Една од вашите основни цели како менаџер е да ги доведете своите подредени до точка кога не им е потребен ваш непрестан надзор. Повеќето луѓе сакаат автономија во работата и можност работите да ги решаваат на свој начин. Ваша задача е да им кажете што е тоа што го очекувате вие од нив. Не заборавајте, тие треба да бидат компетентни сами да ја обавуваат својата работа.
6. Не им овозможувате на луѓето постојана едукација
Ако помеѓу вашите подредени има луѓе кои не биле на никаков вид обука во последните две години, знајте дека тие веќе по малку заостануваат зад другите. Новите знаења не се врзани само за забрзаните технолошки промени, туку и за нови идеи, трендови и нови начини на решавање на стари проблеми.
Модерните компании веќе имаат директори за занење и учење (Chief Knowledge Officer), чија задача е да ги следат случувањата на пазарот на знаењето и да организираат постојана едукација на вработите во согласност со потребите на фирмата.
7. Не ги охрабрувате своите подредени да се развиваат
Добрите работници имаат потреба да се развиваат и напредуваат во својата кариера, а менаџерите треба да бидат во состојба да ја препознаат таквата амбиција и да ја поттикнуваат. Внимателно слушајте ги своите подредени. Кога ви велат дека им е доста рутина и оти сакаат попредизвикувачки и повозбудливи работи, прифатете ја таквата иницијатива.
8. Го поттикнувате натпреварот помеѓу подредените
Условите и начините на работа брзо се менуваат, па тимската работа и соработката помеѓу вработените се неопходни во толкава мерка што се денес ретки работите за чие извршување не е потребна синхронизирана работа на повеќемина луѓе. Подготвеноста за соработка и тимска работа не е само прашање на менталитетот и ставот на луѓето. Исто така е важно системот на вреднување и наградување на луѓето да не биде заснован исклучиво на индивидуалната работа и поединечните придонеси, туку основно мерило да биде придонесот во резултатите на тимот и однесувањето во тимот (еден од критериумите треба да биде помошта која поединци им ја даваат на другите членови на тимот).
Добар начин е да се наградат тимови а не поединци, со тоа што членовите на тимот сами да го проценат учинокот и да ја вреднуваат работата на секој поединец. Наместо да се натпреваруваат со своите колеги, луѓето треба да се „натпреваруваат“ со своите потенцијали, за да го постигнат својот максимум, и целиот тим низ синергија да постигне успех.
9. Со подредените не сте ги усогласиле целите ине сте ги утврдиле стандардите
Доколку целите кои вашите подредени треба да ги остварат не сте ги усогласиле со нив и доколку тие не се јасни и специфични, зад нив можат да се кријат многу опасности и недоразбирања. Добро поставената цел дефинира каков треба да биде резултатот и кога тој ќе се оствари.
На подредените им е потребно да имаат утврдени цели за да знаат што треба да работат, но исто така им се потребни стандарди за да знаат што ќе се смета за успешно завршена работа и каков треба да биде квалитетот и резултатот. Многумина подредени гледаат на стандардите како на товар кои им го наметнале менаџерите и како начин на притисок да работат поовеќе отколку што би работеле инаку. Стандардите не е секогаш лесно да се утврдат и нумерички да се изразат, но ако менаџерот и подредените можат да го усогласат и опишат очекуваниот резлутат, тогаш можат да пронајдат и начин да го измерат.
10. Не забележувате и не ја пофалувате добрата работа на своите подредени
Многумина менаџери мислат дека е погрешно и штетно да се фалат подредените, зашто сметаат дека луѓето работат добро само кога ќе почувствуваат „цврста рака“. Кога луѓето работат добро во континуитет, а таа работа останува незабележана и непризнаена, тие со право заклучуваат дека и не е потребно толку да се трудат. Поради тоа е мошне важно да ја забележувате квалитетната работа и трудот на своите подредени, и за него да им оддадете признание. Немојте да сметате дека врвната работа на вашите луѓе е „нешто нормално“ и оти поради тоа треба да ја игнорирате.
11. Не трпите критики
Во средините во кои доминираат страв, несигурност, лоша комуникација или борба за позиции, критиките се сфаќаат „лично“, како напад и гест на непријателство на кој се одговара со иста мера, што сѐ заедно само ја влошува ситуацијата.Наместо на критиките на подредените да реагирате емотивно и остро, ваша задача како менаџер треба да биде отворена и конструктивна комуникација помеѓу сите луѓе со кои раководите, зашто е тоа единствен начин да се дојде до нови информации, добри идеи и квалитетни решенија.
12. Не дозволувате „право на грешка“
„Правото на грешка“ е едно од основните права кое е афирмирано во модерните организации, зашто е тоа не само најдобар начин вработените да ја научат својата работа, туку и добар пат на вработените да им се овозможи да истражуваат нови опции и да изнајдуваат подобри решенија. Се разбира дека постојат грешки кои мора да се избегнат и кај што не смее да се дозволи каков било ризик, но има и области во кои на вработените треба да им се дозволи да експериментираат. А за да се спречат грешките кои настануваат поради незнаење или од невнимание, треба повремено да се анализира работата во секторот, да се утврдат најчестите грешки и да се направи план како тие да се елиминираат.
13. Најпредизвикувачките работи ги задржувате за себе
Причините поради кои луѓето доаѓаат на менаџерски позиции најчесто лежат во нивната струч ност, способноста да го разбираат процесот на работата, да спречуваат сериозни грешки, но исто така и да управуваат со луѓето. Меѓутоа, многумина менаџери не можат да му одолеат на предизвикот најзанимливите и најпредизвикувачките работи да ги задржат за себе, па прават три грешки:
-се ставаат на исто рамниште со своите подредени, се натпреваруваат со нив;
-ги спречуваат да се занимаваат со предизвикувачки работи;
-не се занимаваат со својата вистинска, менаџерска работа-работата со своите луѓе.
14. Не ја контролирате работата што сте ја делегирале
Делегирањето на работите на подредените е една од најважните менаџерски работи. Доколку не ги делегира, во организацијата настанува „задушување“, а доколку не контролира што се случува со работите што ги делегирал, настанува хаос. Притоа е важно да се пронајде вистинската мера на контрола и рамнотежа помеѓу слободата и степенот на контрола.
Конечна цел на менаџерот треба да биде подредените да бидат толку компетентни што потребата од контрола постојано да се намалува сѐ до целосно, квалитетно и самостојно вршење на работата од почеток до крај.
15. Лошо извршената работа на еден подреден му ја давате на друг да ја поправи
Со тоа не сте постигнале многу, освен што на подредениот сте му „порачале“ дека секогаш ќе се најде некој да ја поправи „работата“. Во случај работата да не се изврши како што треба вратете му ја на доработка. Ако му е потребна помош или совет, задолжете некој поискусен колега заеднички да ги утврдат грешките и со своите ставови и инструкции да помогне работата да се заврши.
16. Не го информирате подредениот
Мошне е важно подредените да ги имаат сите информации за успешно вршење на својата работа. За да не се случи поради недостиг на информации тие да се најдат во тешка ситуација, морате да водите сметка за следното:
-бидете во тек со работите и задачите на своите подредени;
-запишете ги информациите до кои ќе дојдете, а кои можат да им бидат од корист на вашите луѓе;
-потрудете се со своите подредени да воспоставите канали на редовна комуникација во кои едовно ќе ги информирате за сите релевантни настани.
17. Ги занемарувате предлозите на своите подредени
Ако го правите тоа, се липшувате од можноста да ја унапредите работата на својата фирма. Модерниот концепт на менаџментот се состои во постојана комуникација со вработените и постојано пеиспитување и трагање по најдобри решенија. Кажете им експлицитно на своите подредени дека се добредојдени секој нивен коментар, критика или несогласување и оти ќе ги сфатите сериозно и ќе ги анализирате заеднички.
18. Управувате со својот тим на традиционален начин
Во модерно концепираните тимови „касличната“ улога на менаџерот е надмината и треба да биде заменета со улога на тренер или модератор. Таа не е доминантна, туку се состои во тоа да им обезбеди на членовите на тимот да ги совладат сите потребни вештини, да се мотивирани на вистински начин и да ги имаат сета потребна опрема и ресурси за вршење на својата работа. Тој не им кажува што да работат, туку ги поттикнува со успешна комуникација и интеракција заеднички да дојдат до најдобри одлуки. Конечна цел е тимовите да управуваат со самите себе, а менаџерот да се занимава со други менаџерски работи.
19. Не ги застапувате интересите на подредените пред својот шеф
Обврска на менаџерот е шефот да го информира за работата и способностите на своите подредени, како и да обезбеди подредените да ги разбираат одлуките што ги донеле претпоставените. Вашите подредени се често изложени на критики од различни страни (вашиот шеф, купувачите, другите одделените итн.). Не дозволувајте да потпаднете под влијанието и авторитетот на својот шеф, особено ако не сте сигурни дека за тоа постојат оправдани причини. Ако подредените не можат да сметаат дека нивната компетентност, угледот и интересите ќе ги брани нивниот менаџер, можат да заклучат дека меѓусебната доверба и поддршката никогаш не биле искрени. Доколку утврдите дека критиките се оправдани, вие сте тој што треба објективно и чесно да ги процени и да преземе активности за нивно надминување и отстранување. Од друга страна, вашата улога не се исцрпува само во заштита на подредените пред шефот, туку и во нивната афирмација и пофалбите што ќе ги изречете пред нив.
20. Не го правите она што го велите
Држете се до зборот! Тоа е еден од основните елементи што го прават интегритетот и кредибилитетот на личноста, без кои не може да се замисли модерниот менаџер. Вие можеби не можете да контролирате многу аспекти на работата: деловната пчолитика на компанијата, одлуките на својот шеф, пазарните услови итн., но можете да го контролирате своето однесување, да стоите зад своите зборови и да се потрудите на ист начин да се однесуваат луѓето што вам ви се подредени.
21. Со сите подредени се однесувате на ист начин
Една од основните цел на менаџерот треба да биде да ги запознае своите луѓе како индивидуи, да ги разбере, да прифати дека меѓусебно се разликуваат и врз основа на тие разлики да разговара и да раководи со секој од нив на различен начин. Во спротивно прави огромна грешка. Со секој пединец мора да разговарате на начин кој ќе ги уважи неговите вредности, било да се тоа автономијата во работата, напредувањето, сигурноста или признанијата.
22. Ја критикувате личноста, а не однесувањето на вработениот
Ваша работа како менаџер е да концентрирате на работата на вработениот и начините како таа да се подобри. Концентрирајте се на она што е лошо сработено или на она што требало да го сработи. Утврдете кое однесување на работата треба да го промени, поткрепете го тоа со факти и настојувајте подредениот изрично да ги прифати обврската и одговорноста да го промени своето однесување. Кога пофалуте, не велете му „Ти си извонреден работник“, туку „Мошне го ценам тоа што секогаш ги завршуваш сите работи навреме!“.
23. Критикувате пред да ги присоберете фактите
Никогаш не заборавајте дека големи грешки кои ги прават менаџерите мошне често се случуваат поради тоа што не презеле акција пред претходно да ги присоберат сите потребни факти. Кога ќе чуете дека некој од вашите подредени направил сериозна грешка, дека не го направил она што го рекол, дека ги прекршил правилата на компанијата или вашата наредба, вашиот прв внатрешен импулс ве наведува веднаш да реагирате во согласност со она што сте го чуле. Што треба да сторите?
1. Констатирајте дека информациите со кои располагате се ограничени и не се доволни за да донесете одлука;
2. Емоциите оставете ги настрана. Прошетајте се, завршете го извештајот, затворете ја вратата на канцеларијата и „викајте на сет глас“, но немојте да донесувате никаква одлука пред да се смирите;
3. Пред вашиот подреден да влзе во канцеларијата, ментално подгответе се да ја слушнете и неговата страна на приказната;
4. Состанете се со подредениот, кажете му што сте слушнале и пуштете го тој да ја каже својата верзија. Сослушајте го внимателно и поставувајте му прашања кои ќе ви помогнат да ја разјасните ситуацијата;
5. Ако е потребно приберете уште факти, и потоа донесете одлука. Се разбира, ова не значи дека спрема подредените треба да бидете остриили строги кога е тоа потребно, или да упаѓате во „парализа поради анализа“.
24. Управувате со помош на страв и критика
Многумина менаџери веруваат дека нивните подредени ќе постигнуваат најдобри резултати ако раководат на авторитарен начин кој го карактеризираат постојани критики. Тоа е многу погрешно оти нивната реакција ќе биде да се повлечат во себе и својата работа да ја „одработуваат“ на начин кој ќе ги поштеди од критики, но ништо повеќе од тоа. Критиките не се добар налин за вредно и квалитетно работење. Наместо нив, поставете јасни стандарди според кои ќе го мерите трудот, развијте постојана и добронамерна комуникација со своите луќе, информирајте ги за своите впечатоци за нивната работа и она што е мошне важно-пофалете ги и наградете ги за добра и успершна работа. Дајте им поддршка на своите луѓе, охрабрете ги и помогнете им зашто е тоа единствен начин тие, а преку нив и вие да бидете успешни.
(Користен прилог под наслов „Најголеми грешки во менаџментот“ („Najveće greške u menadžmentu“), објавен на www.radanpro.com/)
